Günümüz işletmelerinin pek çok farklı ofis iletişim araçlarına ihtiyacı vardır. Bunlar arasında fotokopi makinesi ve yazıcılar önem arz eder. Öyleyse, bir fotokopi makinesi alırken nelere odaklanmanız lazım? Detayları birlikte inceleyelim.
Ofisin İhtiyaçları
İşletmenizin ihtiyaç duyduğu yazıcı, fotokopi makinesi sayısı, çalışan sayısına göre değişecektir. Her 5 ila 10 çalışan için bir makineye ihtiyaç olduğu tahmin edilmektedir. Ardından, çalışanlarınızın fotokopi makinesini nasıl kullandığını belirlemeniz gerekir. Örneğin, işinizin doğasına bağlı olarak, A3 boyutunda bir yazıcı gerekli olmayabilir. Benzer şekilde, renkli yazdırmanız gerekmeyebilir. Öte yandan, sık sık renk kullanıyorsanız, ayda kaç renk baskı yaptığınızı hesaplayın.
Son olarak, ek işlevler açısından çalışanların ihtiyaçlarını belirleyin. Belgeleri düzenli olarak fakslamaları veya taramaları gerekiyor mu? Mobil baskı imkanına ihtiyaç duyan çok çalışanınız var mı?
İşlevsellik
10’dan az çalışanı olan küçük yapılar için seçenek daha değişken olabilirken, daha büyük şirketlerde çok işlevli bir fotokopi makinesi kullanımı en doğrusu olarak görünüyor. Çok sayıda çalışanı olan KOBİ’ler veya büyük şirketler, tesislerinin farklı yerlerinde, fotokopi makineleri, tarayıcılar, yazıcılar vb. tarafından işgal edildiğini görebilir.
4 cihazı bir arada (yazıcı, fotokopi, tarayıcı ve faks) birleştiren çok işlevli yazıcılar, alanı optimize etmenize olanak tanır. Aynı şekilde, enerji ve sarf malzemelerinde önemli tasarruflar elde edilmesini sağlarlar. Bir cihazın ısınma süresini, çoğu zaman gece bekleme modunda kalacağı gerçeğini vb. hesaba katmak gerekir. Ve ardından bu verileri şirketinizdeki cihaz sayısıyla çarpın. Aynısı mürekkep kartuşları ve kağıt için de geçerlidir.
Şirketlerin mümkün olan en kısa sürede ve en düşük maliyetle günde çok sayıda baskı yapması gerekebilir. Bu nedenle yazıcı seçimi yapılırken baskı hızı (sayfa/dakika), sayfa başı baskı maliyeti ve çözünürlük kriterleri dikkate alınmalıdır.
Farklı yazıcı veya fotokopi modellerini incelerken, üreticilerin belirttiği hızın normal modda yazdırmaya karşılık geldiğini unutmayın. Yüksek kaliteli baskılar yazdırırken daha düşük sayılar beklenmelidir. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, düşük baskı hızlarından dakikada birkaç düzine baskıya kadar değişen modeller arasından seçim yapmanız gerekecektir.
Sayfa başına maliyet, esas olarak seçilen teknolojiye, lazer veya inkjet ve siyah beyaz veya renkli baskı türüne bağlı olarak değişecektir. Fotokopi makinesi alırken bu hususları da göz önünde bulundurmayı unutmamanız gerekiyor.
Doğru Baskı Teknolojisini Seçin
Şirketinizin aylık baskı ve fotokopi hacimlerine bağlı olarak bu teknolojilerden birini veya diğerini seçmek daha uygun olabilir. Genel bir kural olarak, inkjet lazerden satın almak daha uygun fiyatlıdır, ancak kullanıldığında tam tersidir. Toner maliyeti daha düşük olduğundan, bir lazer yazıcıda sayfa başına fiyat daha düşüktür. Lazer yazıcıların ve fotokopi makinelerinin performansı da daha yüksektir. Bu da daha kısa sürede biraz daha yüksek hacimli belgeler oluşturulmasına olanak tanır. Ayda 300 baskının üzerinde işlem yapacaksanız, lazer teknolojisini kullanabilirsiniz. Bunların sarf malzemelerinin maliyeti de daha düşüktür.
